Strategické řízení projektů je velmi důležité zejména ve velkých firmách, které realizují velké a komplexní projekty a tyto projekty zapojují klíčové a drahé organizační zdroje. Nejčastějším způsobem implementace strategie je realizace projektů přesně spojených se strategickými cíli. Kromě toho jsou tyto projekty a strategické cíle spojeny s KPI.
Proč je strategické řízení projektů důležité?
Strategické řízení projektů je nesmírně důležité, protože významně ovlivňuje budoucnost a tržní úspěch organizace. Často slyšíme, že vypracování velmi dobré strategie je obtížné, ale ještě obtížnější je její úspěšná implementace. A právě strategické řízení projektů má obrovský vliv na úspěch implementace strategie. Vedení firmy by mělo mít kdykoliv k dispozici informace o stavu realizace strategických projektů, aby mohlo okamžitě reagovat na důležité negativní situace. V současném dynamickém konkurenčním prostředí je rychlost realizace strategie a tím i rychlost přijímání správných rozhodnutí klíčovým prvkem úspěchu.
Strategické řízení projektů zahrnuje několik prvků, z nichž nejdůležitější jsou objektivní výběr nejlepších projektů k realizaci, propojení projektů s jednotlivými cíli a KPI, definování a řízení portfolií a programů projektů a pravidelné sledování pokroku v realizaci strategických projektů. Za všechny tyto procesy odpovídá hlavně vedení firmy, které je podporováno Project Management Office (PMO). Je snadné si představit řadu negativních důsledků špatného výběru projektů k realizaci strategie. Po určité době se může ukázat, že i přes velké zapojení do realizace projektů KPI neukazují významný pokrok v dosahování strategických cílů. Této situaci lze předejít budováním scoringových modelů umožňujících objektivní výběr projektů.
Klíčové prvky strategického řízení projektů
Strategické řízení zahrnuje následující prvky:
- Definování firemní strategie a její přeložení na strategické cíle a KPI. Možná to není přímo aspekt strategického řízení projektů, ale bez dobře formulované strategie by strategické řízení projektů nemělo smysl.
- Výběr nejlepších projektů k realizaci strategických cílů. Organizace obvykle mají mnoho nápadů na budoucí projekty, ale ne každý z nich je stejně hodnotný pro realizaci firemní strategie. Abychom mohli vybrat nejlepší projekty k realizaci, stojí za to vybudovat scoringové modely, které budou v tomto výběru velmi užitečné. Navíc před rozhodnutím o výběru projektu k realizaci by měl být zpracován Business Case.
- Přesné propojení strategických cílů a projektů. Projekty vybrané pomocí scoringových modelů je třeba propojit se strategickými cíli. Pak bude vidět, které projekty podporují jednotlivé strategické cíle a do jaké míry.
- Strategické řízení projektových zdrojů. Prakticky žádná firma nemá neomezené zdroje. Proto je nutné na strategické úrovni plánovat zapojení klíčových zdrojů do projektů. Je třeba začít pouze ty projekty, kde firma má k dispozici zdroje pro jejich úspěšnou realizaci. V opačném případě riskujeme zpoždění.
- Vytvoření portfolií a programů projektů. Seskupení strategických projektů do portfolií a programů významně ovlivňuje úspěch jejich realizace.
- Proces pravidelného sledování průběhu strategických projektů. Vedení firmy musí neustále sledovat stav realizace strategických projektů.
Jak program pro řízení projektů podporuje strategické řízení projektů?
V současnosti je těžké si představit, že strategické řízení projektů ve velké organizaci není podporováno profesionálním programem pro řízení projektů a portfolií projektů. Na příkladu programu FlexiProject popíšeme, jaké výhody jeho použití přináší. Zde jsou vybrané procesy strategického řízení projektů, které jsou efektivně automatizovány systémem.
- Budování scoringových modelů – v programu lze vybudovat libovolný počet scoringových modelů podporujících objektivní výběr strategických projektů k realizaci. V programu je celý proces hodnocení projektu veden automaticky.
- Modul strategie umožňuje propojit strategické cíle s projekty a KPI. Vedení firmy přesně ví, jak jednotlivé projekty ovlivňují realizaci jednotlivých strategických cílů. Navíc karta strategického cíle ukazuje, jaké projekty podporují daný cíl a jaký je pokrok v dosahování KPI – takovou kartu strategického cíle ukazuje následující ilustrace:
Foto: flexi-project
- Řízení portfolií a programů projektů – dobrý softwarový program podporuje řízení portfolií projektů. Následující ilustrace ukazuje cestovní mapu realizovaných strategických projektů. Vedení firmy má kdykoliv informace o zpožděných projektech a o pokroku v realizaci milníků každého projektu.
- Strategické řízení zdrojů – nelze efektivně strategicky řídit projekty bez řízení projektových zdrojů. Při rozhodování o zahájení dalšího projektu musí vedení firmy mít informace o dostupnosti zdrojů
- Automatizace procesu hlášení stavu realizace strategických projektů – celý proces hlášení stavu realizace strategických projektů je automatizovaný. To je velká pomoc jak pro zaměstnance PMO, tak pro vedení firmy.
Strategické řízení projektů jako klíč k úspěchu v realizaci firemní strategie
Strategické řízení projektů je klíčovým faktorem ovlivňujícím úspěch realizace firemní strategie. Procesy strategického řízení jsou komplexní, a proto stojí za to, aby byly podporovány dobrým programem pro řízení projektů a portfolií projektů.