Práce, to jsou vlastně stále nové starty a začátky, průběhy a konce. Zatímco konec je třeba řádně oslavit, na začátku se musí plánovat, motivovat a připravovat. Velmi efektivní přitom může být, pokud celý tým opustí běžné pracovní prostředí.
Vyrazte ven
Nebojte se vyrazit plánovat někam pryč, mimo kancelář. Dříve se tomu říkalo výjezdní zasedání. Mnohem větší drive má ale pojem kick off meeting. Prostě výkop směrem k novému projektu formou pracovního setkání v neformálním a cizím prostředí. Ne, rozhodně nejde o žádnou dovolenou. Tady se bude pracovat, ale samozřejmě trochu jinak, než na co jste zvyklí. On i ten fotbalový výkop vypadá poněkud jinak než následujících devadesát minut, že?
Aby takový kick off meeting splnil všechny vaše představy, je samozřejmě nutné jej pečlivě připravit. Na lehkou váhu byste rozhodně neměli brát už samotný výběr lokality. Právě naopak. Vhodně zvolené místo a ubytování jsou základním předpokladem úspěchu takové akce.
Během kick off meetingu se určitě bude diskutovat, rozdělovat práce, řešit harmonogram a zdroje. Tvoří se vize, plán i první úkoly a termíny. Rozhodně tedy budete potřebovat ubytování, které disponuje prostory a technickým zázemím pro pracovní setkání. Uvažujte i o velikosti a počtu pracovních skupin, které mají souběžně pracovat.
Nežijte jen prací
Takový kick off meeting ovšem můžete využít až na dřeň, pokud jej pojmete současně i jako teambuilding. Pokud si pod tímto slovem představujete pouze hromadné celodenní opíjení, zřejmě jste nikdy na správném teambuildingu nebyli. I pracovní kick off meeting je totiž dobrou příležitostí k budování týmové důvěry a spolupráce. Účastníci mají možnost se navzájem poznat, což posílí jejich vztahy a spolupráci.
K tomu je ale třeba na takovém setkání správně vybalancovat pracovní a volný čas a i volný čas zaplnit zajímavými skupinovými aktivitami. Zjišťujte proto, jak je vámi vybrané ubytování vybaveno z hlediska sportovišť, heren nebo wellness. Divili byste se, jak dokáže stmelit partu fotbalový zápas nebo desková hra či turnaj v prší. Pokud navíc partu správně vytvoříte, můžete z toho těžit při plnění pracovních úkolů v průběhu projektu. Naopak už při kick off meetingu můžete odhalit, kde to bude skřípat, což je určitě lepší, než když už jde do tuhého.
Rozhodně ani nezapomínejte vzít v úvahu, jak vypadá okolí areálu, kam jste úvodní pracovní setkání naplánovali. Venkov přináší mnohem více klidu na práci i relaxaci. Pokud navíc v okolí narazíte na nějakou zajímavou kulturní nebo přírodní památku, zkuste v programu pracovat i s ní. Uvidíte, že čas strávený přípravou kick off meetingu se vám bohatě vrátí.